Textes fondamentaux

Le contrôle des comptabilités informatisées

Le Livre des Procédures fiscales contient les articles constituant le triple socle des obligations fiscales des entreprises tenant leurs comptes de façon informatisée d'une part, des modalités de contrôle en contexte informatisé, d'autre part, des sanctions, enfin.

1. L'étendue du contrôle des comptabilités informatisées

Article L13 - (Cf. Alinéa 2) du Livre des Procédures Fiscales

(Décret nº 81-859 du 15 septembre 1981 Journal Officiel du 18 septembre 1981 date d'entrée en vigueur 1er JANVIER 1982) - (Loi nº 89-935 du 29 décembre 1989 art. 103 I finances pour 1990 Journal Officiel du 30 décembre 1989) - (Loi nº 2007-211 du 19 février 2007 art. 10 II Journal Officiel du 21 février 2007)

Les agents de l'administration des impôts vérifient sur place, en suivant les règles prévues par le présent livre, la comptabilité des contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables.

Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contrôle porte sur l'ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements.

Les fiducies, en la personne de leur fiduciaire, sont soumises à vérification de comptabilité dans les conditions prévues au présent article.

2. L'obligation de conservation en matière de comptablités informatisées

L'Article L102 B du Livre des Procédures Fiscales

(Loi nº 89-935 du 29 décembre 1989 art. 103 III finances pour 1990 Journal Officiel du 30 décembre 1989) - (Loi nº 92-677 du 17 juillet 1992 art. 107 Journal Officiel du 19 juillet 1992 art. 121 : en vigueur le 1er janvier 1993) - (Loi nº 96-1181 du 30 décembre 1996 art. 115 IV finances pour 1997 Journal Officiel du 31 décembre 1996) - (Loi nº 2002-1576 du 30 décembre 2002 art. 15 finances rectificative pour 2002 Journal Officiel du 31 décembre 2002 en vigueur le 1er juillet 2003)

Sans préjudice des dispositions du premier alinéa, lorsque les livres, registres, documents ou pièces mentionnés au premier alinéa sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant une durée au moins égale au délai prévu au premier alinéa de l'article L. 169.

Les pièces justificatives d'origine relatives à des opérations ouvrant droit à une déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires sont conservées pendant le délai prévu au premier alinéa.

Le registre des opérations mentionné au 9 de l'article 298 sexdecies F est conservé pendant dix ans à compter du 31 décembre de l'année de l'opération.

II. Lorsqu'ils ne sont pas déjà visés au I, les informations, données ou traitements soumis au contrôle prévu au deuxième alinéa de l'article L. 13 doivent être conservés sur support informatique jusqu'à l'expiration du délai prévu au premier alinéa de l'article L. 169. La documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements doit être conservée jusqu'à l'expiration de la troisième année suivant celle à laquelle elle se rapporte.

Ces dispositions s'appliquent à compter du 1er juillet 2003.

Article L169 du Livre des Procédures Fiscales

(Loi nº 89-935 du 29 décembre 1989 art. 103 III finances pour 1990 Journal Officiel du 30 décembre 1989) - (Loi nº 92-677 du 17 juillet 1992 art. 107 Journal Officiel du 19 juillet 1992 art. 121 : en vigueur le 1er janvier 1993) - (Loi nº 96-1181 du 30 décembre 1996 art. 115 IV finances pour 1997 Journal Officiel du 31 décembre 1996) - (Loi nº 2002-1576 du 30 décembre 2002 art. 15 finances rectificative pour 2002 - Journal Officiel du 31 décembre 2002 en vigueur le 1er juillet 2003)

I. Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Sans préjudice des dispositions du premier alinéa, lorsque les livres, registres, documents ou pièces mentionnés au premier alinéa sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant une durée au moins égale au délai prévu au premier alinéa de l'article L. 169.

Le registre des opérations mentionné au 9 de l'article 298 sexdecies F est conservé pendant dix ans à compter du 31 décembre de l'année de l'opération.

3. Les modalités de vérification des comptabilités informatisées

L'article L.47-A précise les 3 modalités différentes possibles de mise en oeuvre de la procédure de contrôle, au choix du contribuable, à savoir :

2 modalités de contrôle à l'intérieur des locaux du contribuable vérifié et sur son informatique :

Soit c'est l'agent de l'administration qui utilise directement l'outil informatique ;
Soit c'est l'entreprise qui met en oeuvre les traitements,

Et une modalté de contrôle à l'iextérieur des locaux du contribuable

L'article A-47-A-1 précise les normes de présentation des fichiers pouvant être produits par le contribuable, dans le cas du choix de la 3ème modalité.

Article L47 A du Livre des Procédures Fiscales

(inséré par Loi nº 89-935 du 29 décembre 1989 art. 103 IV finances pour 1990 Journal Officiel du 30 décembre 1989)

Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, les agents de l'administration fiscale peuvent effectuer la vérification sur le matériel utilisé par le contribuable.

Celui-ci peut demander à effectuer lui-même tout ou partie des traitements informatiques nécessaires à la vérification. Dans ce cas, l'administration précise par écrit au contribuable, ou à un mandataire désigné à cet effet, les travaux à réaliser ainsi que le délai accordé pour les effectuer.

Le contribuable peut également demander que le contrôle ne soit pas effectué sur le matériel de l'entreprise. Il met alors à la disposition de l'administration les copies des documents, données et traitements soumis à contrôle.

Ces copies seront produites sur un support informatique fourni par l'entreprise, répondant à des normes fixées par arrêté.
Le contribuable est informé des noms et adresses administratives des agents par qui ou sous le contrôle desquels les opérations sont réalisées.

Les copies des documents transmis à l'administration ne doivent pas être reproduites par cette dernière et doivent être restituées au contribuable avant la mise en recouvrement.

Article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales

(Arrêté du 13 septembre 1991 art. 1, art. 2, art. 3 Journal Officiel du 20 septembre 1991) - (Arrêté du 31 décembre 1996 art. 1 Journal Officiel du 10 janvier 1997) - (Arrêté du 11 octobre 2005 art. 1 Journal Officiel du 18 octobre 2005)

I. - Les copies mentionnées au quatrième alinéa de l'article L. 47 A présentent des fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée remplissant les critères suivants :

Les enregistrements sont séparés par le caractère de contrôle Retour chariot et/ou Fin de ligne ;
Ils peuvent être de type mono ou multistructures ;
La longueur des enregistrements peut être fixe ou variable, avec ou sans séparateur de zone ;
Le caractère séparateur de zone éventuellement utilisé est unique et non équivoque dans chaque fichier.

II. - Chaque fichier remis est obligatoirement accompagné d'une description, qui précise :

Le nom, la nature et la signification de chaque zone ;
La signification des codes utilisés comme valeurs de zone ;
Toutes les informations techniques nécessaires au traitement des fichiers, et notamment le jeu de caractères utilisé, le type de structure, la longueur des enregistrements, les caractères séparateur de zone et séparateur d'enregistrement.

III. - Le codage des informations doit être conforme aux spécifications suivantes :

Les caractères utilisés appartiennent à l'un des jeux de caractères ASCII, norme ISO 8859-15 ou EBCDIC ;
Les valeurs numériques sont exprimées en mode caractère et en base décimale, cadrées à droite et complétées à gauche par des zéros pour les zones de longueur fixe. Le signe est indiqué par le premier caractère à partir de la gauche. La virgule sépare la fraction entière de la partie décimale. Aucun séparateur de millier n'est accepté ;
Les zones alphanumériques sont cadrées à gauche et complétées à droite par des espaces ;
Les dates sont exprimées au format AAAAMMJJ sans séparateur. Les heures sont exprimées au format HH:MM:SS.

IV. - En accord avec le service vérificateur, d'autres solutions d'échange peuvent être retenues dans la mesure où elles sont de nature à faciliter le traitement des données transmises.

V. - Les copies de fichiers sont remises sur des disques optiques de type CD ou DVD non réinscriptibles, clôturés de telle sorte qu'ils ne puissent plus recevoir de données et utilisant le système de fichiers UDF et/ou ISO 9660.

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