L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
Archivage des comptabilités
Chaque année vous devez archiver au format électronique les dossiers de vos clients ; les données comptables mais aussi tous les éléments qui contribuent directement ou indirectement au résultat :
- Les pièces originales dématérialisées
- Vos feuilles de travail et celles des collaborateurs
- Les mails échangés avec votre client
- Les fichiers comptables
En matière de conservation et d’archivage des pièces comptables, imprimer ne suffit pas !
L'instruction du 24 janvier 2006 (chapitre 1 section 1, sous-section 1) sur les obligation de conserver de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales, précise que si le document comptable obligatoire a été établi de façon dématérialisée, il doit être conservé sur un support informatique pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Le bulletin Officiel des Impôts de la Direction Générale des Impôts 13 L-1-06 n°12 du 24 janvier 2006 propose trois grands principes :
- L’irréversibilité et l’intangibilité des écritures validées.
- La conservation et l’archivage de tout document et de toutes données comptables.
- La traçabilité des écritures comptables
Ainsi, il est préconisé de mettre en place un dispositif, par exemple, un dispositif de signature électronique, pour figer l'ensemble des informations dont la conservation est obligatoire.
Un processus d'archivage permettra, ensuite, une conservation à long termes dans des conditions de nature à en assurer la pérennité.
La norme NF Z 40-350 précise les modalités pour que les documents électroniques soient produits, stockés et restitués, de telle sorte à en garantir l’intégrité et la fidélité par rapport aux documents d’origine.