LA FACTURE ELECTRONIQUE

La numérisation des factures papiers enfin possible…

Avec l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier, c’est un nouveau pas franchi vers le « tout digital » !

La numérisation des factures papiers, des pièces justificatives et leur conservation numérique devient possible. Ce texte fixe les conditions d’application de cette nouvelle mesure :

« … conformément au I de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), les contribuables qui le souhaitent peuvent désormais numériser leurs factures papier dès l'envoi ou la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu'à la fin de la période de conservation fiscale (six ans). Cette mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des process. Elle permet en outre aux assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu'un archivage de document papier.
Le présent arrêté prévoit les modalités de numérisation des factures établies originairement sur support papier… »

Jusqu’ici, les entreprises pouvaient numériser les pièces comptables reçues au format papier, (factures et pièces justificatives…), mais elles avaient l’obligation de conserver les originaux papiers durant 6 ans comme l’indiquait l’article L 102 C du grand livre des procédures fiscales (article L 102 B).

… La conservation au format numérique

Ce nouvel arrêté du 22 mars 2017 est une petite révolution puisqu’il autorise, non seulement la numérisation des documents papiers, leur conservation au format numérique MAIS aussi, la destruction de l’original papier. A cet effet, le nouvel article 1379 du code civil Français, entré en vigueur le 1^er octobre 2016 précise :

« …La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge…  Est présumé fiable jusqu’à preuve du contraire, toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par le décret du Conseil d’Etat ».

Comment produire une copie fiable ?

Attention ! Cette simplification, source d’économies, implique le respect de plusieurs conditions. Ainsi, l’arrêté du 22 mars 2017 précise :

1. « Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu.
   • Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.
   • En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.
2. L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet.
   • Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
3. Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
   • D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
   • D'une empreinte numérique ;
   • D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
   • Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
   • Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.»

La norme NFZ42-026 pour une « Numérisation fidèle »

De façon pragmatique, pour construire un système permettant la production de « copies fiables », la norme NFZ42-026, à paraître prochainement, pourra être d’une aide précise.

Celle-ci est définie comme « une formalisation des bonnes pratiques en termes de fiabilité de la copie numérique papier ».

Destinée aux opérateurs de numérisation, mais aussi des donneurs d'ordres qui souhaitent mettre en œuvre un système de numérisation en interne, elle constitue un référentiel permettant de concevoir, d’auditer et rectifier des systèmes dont l’un des objectifs est d’apporter les garanties nécessaires pour envisager la destruction des originaux papiers.

Elle apporte ainsi des solutions aux évolutions législatives, notamment :

• l'article 1379 du code civil relatif à la fiabilité des copies, entré en vigueur le 1^er octobre 2016,  paru sous la référence n° 2016-1673 du 5 décembre 2016,
• l'arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier des entreprises à destination de l'administration fiscale en application de l'article L.102 B du Livre des Procédures Fiscales.
• L'ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations

La facture électronique obligatoire dès 2017

Par obligation règlementaire, les factures seront électroniques à partir de janvier 2017. Plusieurs textes complémentaires ont été votés.

L'état montre l'exemple. Dans le cadre de la stratégie européenne pour le numérique, la directive européenne relative à la facturation électronique dans les marchés publics de 2014 relaie l’obligation de la facture électronique dans la sphère publique.

L’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures électroniques est élargie aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics à compter du 1^er janvier 2017.D'ici 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées. Le législateur souhaite que d'ici 2020, le dispositif soit généralisé à l'ensemble des établissements publics et des collectivités territoriales. Pour atteindre cet objectif, l'état impose un calendrier ambitieux :

Calendrier d’obligation de facturation électronique

L’ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :

• 1^er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
• 1^er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1^er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
• 1^er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.

De façon complémentaire, la LOI n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques, dite loi Macron, prévoit une obligation pour les entreprises d’accepter les factures électroniques entre les entreprises du secteur privé suivant le même calendrier.

NB : L’obligation vise, pour l'instant, uniquement la réception des factures électroniques et non l’émission par les fournisseurs :

Pour faciliter la facture électronique, l'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat) a mis en œuvre, depuis le 1^er janvier 2012, une plateforme de dématérialisation des factures, Chorus Factures. Cette plateforme permet aux fournisseurs de l’Etat de transmettre leurs factures par voie électronique, sans recours au papier. Chorus Factures propose gratuitement 3 modes de transmission, adaptés aux besoins et aux capacités des fournisseurs :

• Le dépôt de factures en PDF (signé ou non signé) ;
• La saisie de factures directement sur Chorus ;
• La transmission de factures en EDI (Echange de Données Informatisées).

Une piste d'audit pour les factures papiers

Depuis sa publication le 18 octobre 2013, la Directive TVA 2010 impose un nouveau cadre juridique à la Facture, qu'elle soit sous une forme « papier » ou « électronique ».

Ce texte impose à toutes les factures, sous une forme « Papier » ou « Électronique » la mise en place d'une piste d'audit permanente, fiable et documentée (art 289 VII-1°)  dès lors que la facture n’est pas sécurisée au moyen d’une signature électronique (suivant l’art 289 VII-2°), ou sous une forme EDI (suivant l’art 289 VII-3°).

Pour rappel, un premier texte paru le 29 décembre 2012 modifiant l'article 289 du CGI, (suivi des décrets d'application, 2013-346 et 2013-350 Téléchargez les textes) indiquait les éléments incontournables d'une facture numérique :

• Authenticité de son origine, c'est à dire quel’identité de l’émetteur doit être garantie et certaine ;
• Intégrité de son contenu,  c’est-à-dire que le contenu de la facture ne doit pas pouvoir être modifié, ou que toute tentative de modification puisse être détectée ;
• Lisibilité du fichier, autrement dit, la facture doit pouvoir être lue sans difficulté par l’utilisateur et l’administration.

Ce qui change avec la Directive TVA 2010

Dans son esprit, le sens de l’article 289 du CGI ne change pas. Pour chaque facture émise ou reçue, chacun doit d’assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et sa lisibilité.

Pour assurer ces éléments, depuis le 1er janvier 2013, émetteur et récepteur disposent de 3 voies différentes :

• La voie 1  qui relève de la mise en place d’une piste d’audit permanente, fiable et documentée. Cette piste d’audit induit la mise en œuvre de contrôles permanents et documentés sur l’ensemble de la documentation qui concourt à l’établissement de la facture, de la commande à la livraison etc...

• La voie 2 qui s’applique à la facture électronique sécurisée par une signature électronique qualifiée et un dispositif de création de signature sécurisée.

Ce texte fait référence aux dispositions de 2003 permettant d’envoyer une facture électronique PDF scellée au moyen d’une signature électronique, (article 17 de la loi de finance rectificative n° 2002-1576).

Ce texte précise, que pour être recevable et s’affranchir de la piste d’audit (voir la voie 1), les certificats utilisés seront qualifiés RGS 2 ou 3*(Référentiel Général de Sécurité, 2 ou 3 étoiles).

En outre, il introduit le certificat de Personne Morale et permet le scellement de factures en volume.

Enfin, il ouvre la possibilité de mandater un tiers pour l’établissement des factures émises dans le cadre d’un mandat tacite. Cette dernière disposition pourrait être susceptible de faciliter le déploiement vers les PME qui souhaiteraient faire appel à un tiers pour la dématérialisation fiscale de leurs factures.

• La voie 3 concerne les factures électroniques échangées sous forme EDI (fichier structuré complet). Ce texte reste inchangé par rapport à celui défini en 2003, comprenant la liste récapitulative et le fichier des partenaires. Il doit être accompagné d’un accord interchange.

Quelques informations complémentaires concernant la voie 1 « Piste d’audit » :

• La voie 1 (piste d’audit fiable, relevant du CGI 289 VII-1°) s’applique dès lors que le formalisme des voies 2 et 3 (CGI 289VII-2 et 3, décrit ci-dessus) n’est pas respecté.
• La voie 1 s’applique aussi pour les factures papier. En conséquence, les textes ne font pas de distinction entre une facture papier et une facture PDF simple (sans signature électronique).
• C’est à l’entreprise de définir le niveau de contrôle qu'elle doit mettre en place (article 50). Sa conformité sera jugée a posteriori lors d’un contrôle fiscal éventuel.

« Il appartient à chaque assujetti de déterminer, en fonction de sa propre organisation, l'ampleur et les moyens des contrôles qu'il doit mettre en place pour garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues ».

• Le niveau de contrôle sera plus ou moins exigeant en fonction de la taille de l’entreprise, de la nature de l’activité etc. (article 50).

« La taille de l'entreprise, la nature de son activité, ses systèmes d'informations, la volumétrie des factures qu'elle émet et qu'elle reçoit sont des paramètres à prendre en compte pour déterminer le niveau adéquat des  contrôles. D'autres paramètres peuvent également être pris en considération ».

« Les contrôles mis en place par une très petite entreprise ou une moyenne entreprise seront naturellement différents de ceux mis en place par une grande entreprise ».

• La capacité à montrer le lien entre l’ensemble des pièces justificatives et la prestation sous-jacente donnant lieu à facturation, permettra de juger de la qualité et de la recevabilité de la piste d’audit mise en place (article 120 à 150).
• Les contrôles mis en place doivent être documentés, c’est-à-dire décrit de façon très précise et explicite dans un document à présenter à l’administration fiscale  en cas de contrôle.
• Enfin, le périmètre de la piste d’audit est plus large que le chemin de révision.

Textes antérieurs à la transposition de la Directive 2010

La facture électronique ou numérique existe en France sous une première forme (EDI) depuis 1990 et en Europe depuis la Directive 2001/115 du 20 décembre 2001. Le 7 juillet 2003, la France transpose  la directive pour permettre une nouvelle facture électronique dont la transmission est sécurisée au moyen d’une signature électronique. Le 11 janvier 2007, la DGI crée la facture hybride, mi- électronique, mi- papier.

 Article 289-V du Code général des impôts  autorise la facture transmise par voie électronique, sécurisée au moyen d'une signature électronique.

En décembre 2001, le Conseil européen adopte la directive 2001/115/CE en vue de simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposées à la facturation en matière de TVA dont la détermination, jusqu’à cette date, était laissée à chaque état membre. Cette directive permet aux opérateurs de transmettre leurs factures par voie électronique selon deux procédés différemment sécurisés :

• L'échange de données informatisées (EDI), tel que défini depuis 1990,
• La signature électronique

Le 30 décembre 2002, l’article 17 de la loi de finance rectificative n° 2002-1576 transpose la directive européenne en droit français et modifie ainsi les règles de facturation prévues à l'article 289 du code général des impôts, à compter du 1er juillet 2003. Ce dispositif permet aux entreprises d'envoyer leur factures au format PDF scellé au moyen d'une signature électronique.Télécharger l'article

Instruction du 7/08/2003 détaille les conditions d’utilisation de la facture EDI et de la facture avec une signature électronique.

Le décret n° 2003-659 du 18 juillet 2003 (modifiant l'annexe III du CGI) présente les nouvelles modalités d’application de la loi en matière d’émission, de conservation et de restitution des factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d'une signature électronique.

Selon l'article 1 du décret "Les factures émises dans les conditions visées au premier alinéa du V de l'article 289 du code général des impôts tiennent lieu de factures d'origine lorsque l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique". Le décret définit la signature électronique de la manière suivante : "La signature électronique est une donnée sous forme électronique qui est jointe ou liée logiquement à d'autres données électroniques et qui sert de méthode d'authentification du signataire et de l'origine des informations." Suivant le décret, la signature électronique doit satisfaire aux exigences suivantes :

• Etre propre au signataire,
• Permettre d'identifier le signatair
• Etre créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif
• Garantir le lien avec les factures auxquelles elle s'attache, de telle sorte que toute modification ultérieure de ces factures soit détectable

Télécharger l'article  

Article L102 B du livre des procédures fiscales organise les modalités d’archivage électronique de la facture avec signature électronique

Introduction du 11/01/2007 : Ce dernier texte rend possible la facture hybride, archivée au format électronique par son émetteur et envoyée sur support papier au client.

Ce texte a pour objectif de faciliter la dématérialisation aux entreprises dans deux contextes 

• Les entreprises émettrices de factures électroniques, dont les clients ne peuvent ou ne souhaitent pas recevoir leurs factures par voie électronique,
• Les entreprises qui produisent leur factures de façon électronique et les envoient sous une forme papier, sans en conserver l'original au format papier.

Désormais, l'archivage électronique et l'envoi sous une forme papier est devient possible. L'administration fiscale, interprète la notion de « double original », et abandonne le critère de stricte identité de forme des deux documents. Cependant , la constitution des ces 2 documents de forme différente pour une même facture et son archivage, est décrite dans cette instruction. En ce qui concerne le « double électronique » de l'original papier, la notion de « reproduction fidèle et durable » pour sa valeur probante, induit 3 éléments :

• Un procédé auditable,
• Une signature électronique,
• Un archivage probatoire. 

Télécharger l'article